Als Prüfer sind Sie dafür verantwortlich, eingehende Meldungen zu sichten, ihre Relevanz zu bewerten und eine angemessene Untersuchung einzuleiten. Sie stellen sicher, dass alle Hinweise vertraulich behandelt und entsprechend der rechtlichen Vorgaben bearbeitet werden.

Laut Hinweisgeberschutzgesetz müssen Hinweisgeber spätestens nach drei Monaten eine Rückmeldung zum Bearbeitungsstand erhalten. Eine endgültige Klärung kann jedoch je nach Fall länger dauern.

Eine Meldung gilt als berechtigt, wenn sie einen konkreten Verstoß gegen gesetzliche Vorschriften, Unternehmensrichtlinien oder ethische Standards enthält. Prüfen Sie, ob die Angaben schlüssig sind, ob Beweismittel vorhanden sind und ob die Meldung im Zuständigkeitsbereich Ihrer Organisation liegt.

Sie müssen sich an das Hinweisgeberschutzgesetz (HinSchG) sowie an interne Richtlinien des Unternehmens halten. Dazu gehört die Wahrung der Vertraulichkeit, eine faire und unparteiische Prüfung sowie der Schutz des Hinweisgebers vor Repressalien.

Falls eine Meldung nicht ausreichend Informationen enthält, können Sie über das System anonym Rückfragen an den Hinweisgeber stellen. Sollte keine Rückmeldung erfolgen, bewerten Sie die Meldung anhand der vorhandenen Informationen und dokumentieren Ihre Einschätzung.

Vermeiden Sie Interessenkonflikte, dokumentieren Sie Ihre Schritte sorgfältig und bewerten Sie jeden Fall ausschließlich auf Basis der vorliegenden Fakten. Falls Sie befangen sind, delegieren Sie die Prüfung an eine neutrale Person oder Stelle.

Zunächst sichten Sie den eingegangenen Hinweis und prüfen, ob er vollständig ist. Anschließend bewerten Sie die Relevanz und Dringlichkeit des Falls, bevor Sie gegebenenfalls Rückfragen stellen oder weitere interne Stellen einbinden.

Falls die Meldung nicht in Ihren Bereich fällt, leiten Sie sie an die zuständige interne oder externe Stelle weiter. Dokumentieren Sie diese Weiterleitung im System, um die Nachvollziehbarkeit sicherzustellen.

Falls sich eine Meldung als unbegründet erweist, dokumentieren Sie Ihre Prüfungsergebnisse und informieren den Hinweisgeber über das Ergebnis – sofern dies ohne Verstoß gegen die Vertraulichkeit möglich ist.

Eine vollständige Prüfung umfasst die Sichtung der Meldung, eine Risikoanalyse, gegebenenfalls das Einholen weiterer Informationen, die Anhörung beteiligter Parteien und die abschließende Bewertung der Sachlage.

Halten Sie alle Schritte der Prüfung fest, einschließlich Ihrer Einschätzung, durchgeführter Maßnahmen und der abschließenden Entscheidung. Dies dient der Transparenz und schützt Sie bei möglichen Nachfragen oder juristischen Auseinandersetzungen.

Eine Meldung sollte nicht vorschnell abgelehnt werden. Falls wesentliche Informationen fehlen, nutzen Sie die Möglichkeit, anonym Rückfragen an den Hinweisgeber zu stellen.

Über die Plattform können Sie anonym mit dem Hinweisgeber kommunizieren. Nutzen Sie die gesicherte Nachrichtenfunktion, um Rückfragen zu stellen oder zusätzliche Informationen anzufordern.

Ja, innerhalb von drei Monaten muss eine Rückmeldung erfolgen, in der zumindest der Bearbeitungsstand erläutert wird. Detaillierte Informationen zum Ergebnis können je nach Fall eingeschränkt sein.

Sie dürfen nur allgemeine Rückmeldungen geben, aber keine vertraulichen Details über laufende Ermittlungen oder beteiligte Personen offenlegen.

Bleiben Sie sachlich und präzise. Stellen Sie gezielte Fragen, die es dem Hinweisgeber erleichtern, die notwendigen Informationen bereitzustellen, ohne seine Identität preiszugeben.

Falls nach mehreren Versuchen keine Antwort kommt, bewerten Sie den Fall auf Basis der vorhandenen Informationen. Dokumentieren Sie Ihre Bemühungen zur Kontaktaufnahme.

Nein, die Plattform stellt sicher, dass die Kommunikation anonym bleibt und Hinweisgeber keinen direkten Zugriff auf Prüferdaten haben.

Arbeiten Sie ausschließlich über die sichere Plattform, speichern Sie keine Daten lokal und teilen Sie Informationen nur mit autorisierten Personen.

Datenschutzverstöße müssen unverzüglich gemeldet und dokumentiert werden. Je nach Schwere des Vorfalls können rechtliche Schritte folgen.

Meldungen werden gemäß gesetzlicher Vorgaben und interner Richtlinien für einen Zeitraum von 3 Jahren gespeichert und anschließend gelöscht oder anonymisiert.

Ja, aber nur, wenn dies zur Prüfung erforderlich ist und die Vertraulichkeit gewahrt bleibt. Persönliche Daten sollten nur weitergegeben werden, wenn dies zwingend notwendig ist.

Falls der Hinweisgeber seine Daten freiwillig angegeben hat, kann er eine Löschung beantragen. Anonyme Meldungen enthalten jedoch keine personenbezogenen Daten.

Nur speziell autorisierte Prüfer haben Zugriff auf Meldungen. Unbefugte Dritte oder andere Mitarbeitende dürfen keine Einsicht erhalten.

Falls es sich um schwerwiegende Verstöße handelt oder eine interne Prüfung nicht ausreicht, sollten externe Behörden oder die Geschäftsleitung eingeschaltet werden.

Falls eine Beschuldigung erhoben wird, sollte der Verdächtige die Möglichkeit zur Stellungnahme erhalten.

Falls ein Hinweisgeber Bedrohungen meldet, sollte dies ernst genommen und an die zuständigen Stellen weitergeleitet werden.

Je nach Schwere des Verstoßes kann es zu internen Maßnahmen, Disziplinarmaßnahmen oder rechtlichen Konsequenzen kommen.

Maßnahmen können Abmahnungen, Entlassungen oder juristische Schritte umfassen, je nach Fall.

Falls Unsicherheiten bestehen, können Sie sich an die interne Compliance-Abteilung oder externe Rechtsexperten wenden.

Wenn Sie sich nicht einloggen können, überprüfen Sie zunächst Ihre Zugangsdaten. Falls diese korrekt sind, stellen Sie sicher, dass Ihre Internetverbindung stabil ist und der Browser aktuell ist. Sollte das Problem weiterhin bestehen, wenden Sie sich an den technischen Support.

Die Plattform erfordert eine stabile Internetverbindung, um Meldungen zu bearbeiten und Daten zu speichern. Offline-Arbeiten ist nicht möglich. Stellen Sie sicher, dass Ihre Internetverbindung aktiv ist, bevor Sie mit der Bearbeitung beginnen.

Möglicherweise liegt ein Problem mit Ihrer Internetverbindung vor, oder es gibt ein Problem mit der Browser-Kompatibilität. Überprüfen Sie die Einstellungen Ihres Browsers, stellen Sie sicher, dass Cookies zugelassen sind und versuchen Sie es erneut.

In solchen Fällen prüfen Sie zunächst, ob das Problem bei Ihrem Internetzugang liegt. Versuchen Sie es in einem anderen Browser oder löschen Sie den Cache Ihres aktuellen Browsers. Sollte das Problem weiter bestehen, kontaktieren Sie den technischen Support.

Überprüfen Sie die Dateigröße und das Format, da nur bestimmte Dateitypen und Größen akzeptiert werden. Wenn der Fehler weiterhin auftritt, versuchen Sie es mit einem anderen Browser oder wenden Sie sich an den technischen Support für weitere Hilfe.

Falls ein technisches Problem auftritt, das nicht durch die oben genannten Schritte behoben werden kann, wenden Sie sich bitte direkt an den technischen Support. Beschreiben Sie das Problem so detailliert wie möglich, damit eine schnelle Lösung gefunden werden kann.